Referat fra Arbeidsutvalgsmøte 12.02.08, Høgskolen i Oslo

Til stede:

• Tonje Osmundsen, NTNU Samfunnsforskning (arrangør 2007)
• Børre Nylehn, Høgskolen Stord/Haugesund
• Erik Døving, Høgskolen i Oslo
• Elin Nilsen, Universitetet i Tromsø (arrangør 2008)
• Kristin Lofthus Hope, Rokkansenteret ved UiB

Saksliste:

1. Konstituering av Arbeidsutvalget:
   • Hvordan skal AU jobbe?
   • Relasjon til Webredaksjon/ sekretariat ved Rokkansenteret
   • Relasjon til NEON dagene arrangør?
   • Rollefordeling internt i AU?
      
2. Økonomi og budsjett:
   • Partnermedlemskap – hvordan det har fungert med støttebrevutsendingen og vegen videre?
   • gjennomgang av regnskap 2007
   • gjennomgang av budsjett 2008
      
3. Hvordan aktivisere miljø som er aktuelle for nettverket? Vervekampanje?
    
4. Tromsø 2008 – litt om program og tankene rundt arrangementet
   • erfaringsoverføring fra 2007 til 2008
      
5. Eventuelt
    

1. Konstituering av Arbeidsutvalget (AU):

Arbeidsutvalget tok først en gjennomgang av vedtektene for NEON som ble vedtatt på årsmøtet i NEON under NEON dagene 21. november i Trondheim 2007. Det ble spesielt framhevet at AU skal sikre et aktivt og handlekraftlig partnerskap gjennom representasjon fra et bredt utvalg av NEON's partnermedlemmer. Dette var grunnlaget for diskusjonen som fulgte der medlemmene av arbeidsutvalget diskuterte hvordan vi skal jobbe framover. Det ble spesielt framhevet at forrige års og inneværende års arrangører må være medlem av NEON's arbeidsutvalg. Det bør være et forslag å ta med i vedtektene under punkt 4. Dette er noe vi må følge opp til årsmøtet som skal avholdes i Tromsø i november under NEON dagene.

Kristin sa litt om forholdet til sekretariatet og hvordan sekretariatet ser for seg samarbeidet med AU. Hun understreket at sekretariatet vil informere AU fortløpende om saker som kommer inn til webredaksjonen og sekretariat. En viss utsiling må gjøres, men målet er at AU skal ha en kjennskap til aktiviteten som foregår og kunne påvirke denne. Det samme gjelder for NEON dagene og arrangør. Det er en fordel om AU kjenner til hvordan prosessen fram mot konferansen går slik at en ved behov kan tre støttende inn, gi råd ved behov der særskilt sist års arrangør kan videreføre erfaringer. Et annet viktig
punkt for AU blir å få til større kontinuitet på finansiering av selve nettverksarbeidet. Gjennom Forskningsrådet er det mulighet til å søke støtte til konferansen, men det er ikke noen mulighet til å søke om støtte til drift av nettverket utover konferansen. Dette ble bekreftet av Trond Knudsen i Forskningsrådet før møtet (telefonsamtale 8/2-08). Dette punktet ble grundig drøftet, og ulike andre muligheter for finansiering ble drøftet. Deriblant medlemsavgift, legge på konferanseavgift slik at en del går til nettverksarbeidet, partnerinstitusjonene betaler kontingent etter størrelse. Konklusjonen på denne innledende diskusjonen var at det beste er å forsette med finansiering fra partnerinstitusjoner. Diskusjonen ble tatt opp igjen under punktet om økonomi.

Kristin L. Hope ble valgt til arbeidsutvalgets leder for inneværende år. Det ble understreket at det ikke er nødvendig at leder også er prosjektleder for sekretariatet, men i oppbyggingsfasen kan det være greit å gjennomføre det slik.

2. Økonomi og budsjett:

Avsluttet regnskap for 2007 ble framlagt, og budsjettet ble utdelt for 2008 og gjennomgått. Disse vedleggene ligger til slutt i dokumentet. Kristin gjennomgikk arbeidet med å få inn støttet til nettverket så langt. Det er sendt ut brev til de fleste institusjoner som har mer enn 4 medlemmer. Det er 10 institusjoner som har sagt de støtter nettverket med kr. 10 000,- som er den vedtatte kontingenten for 2008. Det vil si at det gjenstår å få inn en del partnerinstitusjoner slik at en når budsjettmålet for
2008 som er 20 partnere som vil utgjøre en ramme på 200 000,-. Arbeidsutvalget så på listen, og har fordelt ansvar for å ta kontakt igjen med de institusjonene som ikke har svart på henvendelsen. Elin fikk ansvar for Tromsø og mulige institusjoner, samtidig som hun informerer om NEON dagene. Tonje jobber videre med Trondheimsregionen. Børre vil følge opp en del kontakter, og Erik har hovedansvar for østlandsområdet. Kristin holder i trådene, og vil følge opp med hovedvekt på vestlandet.

Diskusjonen om neste års sats på kontingent til nettverket ble videre diskutert. Det ble konsensus om at en har behov for å differensiere satsene etter hvor store miljø og medlemmer de enkelte institusjonene har. Det ble vedtatt å utarbeide et forslag til årsmøtet der det blir skilt mellom tre ulike kategorier for kontingent/støtte som er avhengig av størrelse på institusjon og antall medlemmer:

• Kategori 1) 1 til 5 – 5000,- pr. år.
• Kategori 2) 6 til 15 – 10 000,- pr. år.
• Kategori 3) 16 til 30 – 20 000,- pr. år.

I tillegg skal det utarbeides to ulike støttebrev som er klare til årsmøtet og som vektlegger ulike forhold ved NEON: et til partnerinstitusjoner som allerede støtter NEON der en takker for støtten og at dette er fornying av partnerskapet. Videre å fokusere på antallet som er medlemmer og at disse kan nyte godt av nettverkes goder. Et annet brev til nye institusjoner der en legger vekt på å rekruttere nye. Viktig å understreke at nettverket er avhengig av støtte for å forsette. Det bør være et mål å sende ut støttebrevene rett etter at konferansen og årsmøtet er over. Sekretariatet skal jobbe med å få medlemslisten så korrekt som mulig. Det blir sendt ut e-post til nettverket om oppdatering av profil, og undersøkes om det kan sendes individuelle e-poster med beskrivelse av profil. Videre ble det diskutert om det er nødvendig å sponse PhD studenter med halvparten av konferanseavgiften. Erfaringen fra Trondheim 2007 viser at det kan bli veldig mange PhD studenter på konferansen, noe en ønsker, men det kan få store konsekvenser for utgiftene til konferansen. Derfor bør en vurdere om 25% reduksjon i pris er en rimelig sats. Det ble også diskutert om vi skal sende partnerbrev/støttebrev til private bedrifter som deltar på konferansen, der disse ser NEON nettverket som et aktuelt faglig forum. Det ble vedtatt at det kan sendes ut brev til private bedrifter som også nyter godt av de faglige aktivitetene, og dermed kan disse bedriftene bidra til å holde liv i nettverket.

3. Hvordan aktivisere miljø som er aktuelle for nettverket? Vervekampanje?

Det ble diskutert ulike miljø som naturlig burde aktiviseres i nettverket, slik som NHH, miljø på UiO, ISF og andre. Det er viktig å få ut informasjon til PhD studenter siden nettverket er en fin plass å knytte kontakter og legge fram arbeid som er underveis. Samtidig er konferansen en fin mulighet til å aktivisere miljø gjennom de tema en setter opp på arrangementet. AU ble enig om å få aktivt ut til de en har kontakt med i de ulike miljøene der Erik ser på økonomimiljøene, Børre tar kontakt med ulike kontakter ved UiO og andre, Kristin prøver å få et tema på fusjoner og sammenslåinger til NEON dagene i Tromsø, Elin vil jobbe med å informere andre miljø i Tromsø blant andre NORUT Sammfunnsforskning og Høyskolen i Finnmark om konferansen.

4. Tromsø 2008:

Elin la fram hvordan de jobber med konferansen i Tromsø og vegen videre mot et endelig program. De foreslåtte gruppene som arbeidsgruppen i Tromsø har arbeidet med ble gjennomgått. Anbefalingen fra Tonje var å ha grupper der egne krefter leder arbeidet og gjerne drar inn andre fagfolk i arbeidet, gjerne fra andre fagmiljø. Tonje bidro med andre erfaringer fra Trondheim 2007, og la vekt på styring av kostnader som en av de tingene en må være obs på. Dette gjelder særlig i forhold til inviterte gjester (keynotes) og mulighet for å betale reise/overnatting/konferanseavgift for andre. Viktig å ta en runde med arbeidsgruppen i Tromsø tidlig for å utarbeide felles retningslinjer. Dessuten ble det svært mange PhD studenter på konferansen, som er positivt, men det førte til at budsjettet ble veldig stramt. Derfor er det anbefalt å la PhD ha noe reduksjon i konferanseavgift, men kanskje ikke mer en 25% reduksjon. Et annet forhold som ble diskutert er om en skal invitere utenlandske gjesteforelesere eller ikke. Anbefalingen fra diskusjonen var at dette er en norsk konferanse der en bør ha hovedfokus på nasjonale krefter, gjerne som har utgitt bøker eller gjør andre ting som er av interesse for organisasjonsmiljøet. Kanskje ta opp dagsaktuelle tema, slik som fusjoner og sammenslåinger, gründervirksomhet og innovasjon m.m.

Erfaringen fra Trondheim var at det var mange grupper og ulike aktiviteter, noe som fungerte godt. Selv om en må beregne litt bedre tid mellom de ulike aktivitetene da bytte av rom og utstyr gjerne tar 10-15 min. Det ble understreket av det er bra å ha en konferanse som klarer å ha ulike format integrert, for eksempel med paneldiskusjoner, rundebordsdiskusjoner, og oppfordre til mer diskusjon i plenum innenfor deltema. Det går også an å leike med formatet på konferansen, og gjerne diskutere om en kan dra inn lokale næringslivskrefter til å innlede diskusjoner der en spisser formuleringene for å få en interessant ordveksling.

5. Eventuelt:

Det ble informert om at søknadsutlysningen til Scancor post.doc stipend ligger ute på nett og at det blir sendt ut en fellesmail om denne snarest. Søknadsfrist er 1. mars. Bergensmiljøet vil være med å arrangere en ny stor internasjonal konferanse i mai 2009. Det er World Social Science Forum (WSSF) som skal møtes 10-12 mai 09. Det er International Social Science Council (ISSC) som vil arrangere. Mer informasjon vil komme.